Back-Office Assistenz (m/w/d)

WIR BEI KODIAK

stehen für fundiertes Know-how in der Umsetzung komplexer Infrastrukturprojekte. Als verlässlicher Partner für Projektumsetzer und Entwickler realisieren wir europaweit anspruchsvolle Linienbauwerke, Energie- sowie Infrastrukturprojekte, egal ob onshore, offshore oder bei der Modernisierung bestehender Netze.

Bei uns geht es um mehr als Technik: Wir glauben an echte Zusammenarbeit, persönliche Entwicklung und Raum für neue Ideen. Unsere Spezialisten denken Projekte ganzheitlich, handeln lösungsorientiert und begleiten komplexe Vorhaben vom ersten Konzept bis zur Inbetriebnahme, mit Leidenschaft, Verantwortung und dem Blick fürs Wesentliche.

DEINE AUFGABEN

Für ein großes Infrastrukturprojekt suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt erfahrene Back-Office Assistenzen (m/w/d). Die Tätigkeit ist hauptsächlich im Büro in Hannover durchzuführen. Eine Tätigkeit aus dem remote ist nach Absprache teilweise möglich. Die

Back-Office Assistenzen unterstützen die Projektteams bei administrativen, organisatorischen und koordinativen Tätigkeiten. Die Leistung erfolgt projektübergreifend und bedarfsorientiert, mit dem Ziel, Projektsteuerer, Terminplaner sowie bestehende interne Assistenzfunktionen zu entlasten und die operativen Abläufe zu stabilisieren.

Aufgaben können hierbei sein:

• Unterstützung der Projektsteuerung und Terminplanung inkl. Vorbereitung, Pflege und strukturierter Ablage projektbezogener Unterlagen
• Pflege und Nachverfolgung offener Punkte, Maßnahmenlisten sowie Unterstützung bei Terminvor- und ‑nachbereitung
• Erstellung einfacher Übersichten, Tabellen und administrativer Auswertungen nach Vorgabe
• Zentrale Planung, Buchung und Koordination von Auslandsreisen inkl. Verwaltung aller reisebezogenen Informationen und Formalitäten
• Bedarfsorientierte Unterstützung bestehender Assistenzfunktionen, inkl. Vertretungsaufgaben und administrativer Sonderthemen
• Enge Zusammenarbeit mit Projektsteuerern, Terminplanern, Assistenzfunktionen und Projektmanagement unter Einhaltung der relevanten Prozesse und Systeme

ANFORDERUNGEN & DEINE EXPERTISE

• Erfahrung in administrativen Projekt- und Office-Tätigkeiten
• Anwendung MS Office (Word, Excel, PowerPoint, MS Teams Planner, wünschenswert: PowerBI)
• Routine im Umgang mit Microsoft Office, SharePoint und projektbezogenen Ablagestrukturen
• Strukturierte, zuverlässige und serviceorientierte Arbeitsweise
• Fähigkeit zur selbstständigen Organisation und Priorisierung
• Deutsch- und Englischkenntnisse mindestens Level C1

UNSER ANGEBOT

• Ein unbefristeter Arbeitsvertrag oder ein Einsatz als Freiberufler
• Flexible Arbeitszeiten inkl. individueller Homeoffice-Regelung
• Individuelle Angebote zur Weiterbildung und Weiterentwicklung
• Betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss
• Zugriff auf unser personalisierbares Benefit-Paket – monatliches, steuerfreies Budget, das du frei bei den jeweiligen Partnern einlösen kannst (z.B. Supermärkte & Drogerien, DeutschlandTicket, Tank-Gutscheine, KiTa-Zuschuss uvm.)
• Zugriff auf unser Corporate-Benefit-Programm mit hohen Rabatten bei einer Vielzahl von namhaften und starken Marken

Bitte beachte, dass alle Angebote – außer Arbeitszeiten und Homeoffice-Option – nur für unsere festangestellten und nicht für freiberufliche Mitarbeiter*innen gelten.

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