Documentmanager (m/w/d)

WIR BEI KODIAK

… glauben an grüne Energie und dass wir die Energiewende gemeinsam schaffen können. Dafür bieten wir umfangreiche Projektmanagement- und Beratungsdienstleistungen für Offshore-Windenergie-Projekte und helfen unseren Kunden dieses Ziel zu erreichen. Unsere breit aufgestellten Expertenteams begleiten weltweit große Energieversorgungsunternehmen und Projektentwickler auf dem Weg ihrer Transformation.

DEINE AUFGABEN

• Klärung der projektspezifischen Rahmenbedingungen, Voraussetzungen und Anforderungen an das DMG-Konzept mit dem Kernprojektteam und dem PMO (geltende Richtlinien, interne und externe Schnittstellen, Verträge mit Auftragnehmern, etc.)
• Entwicklung eines projektspezifischen und bedarfsgerechten DMG-Konzepts (Anwendungsbereich, Dokumentenarten, Dokumentenklassifizierung, Dokumentenablagestruktur, Dokumentenvorlagen, Dokumentenbezeichnung, Dokumentenlenkung, DMG-Rollen, Prozesse zur Erstellung/Prüfung/Freigabe/Verteilung von Dokumenten)
• Entwicklung von Anforderungen an das DMG von externen Partnern (insbesondere Lieferanten), ggf. Verhandlung und Abstimmung von Schnittstellen, Verantwortlichkeiten, Prozessen, Werkzeuge, etc.
• Erstellung von Vorlagen und Tools für das DMG (Formulare, Listen/Übersichten für die Registrierung von Dokumenten, etc.)
• Erstellung und Abstimmung eines regelmäßigen Berichts über die operative DMG
• Erstellung eines Plans für die As-Built-Dokumentation und Abstimmung mit den relevanten internen Ansprechpartnern und Lieferanten (Umfang, Struktur, Formalitäten, Formate, Fristen, Bezeichnung, Ablagestruktur, etc.)
• Erstellung einer projektspezifischen DMG-Richtlinie oder eines entsprechenden Kapitels für das Projekthandbuch
• Durchführung von Schulungen zum DMG-Konzept (inkl. Tools).
• Dokumentation von Spezifikationsänderungen in den verschiedenen Projektphasen und Auswertung von Auswirkungen auf das Gesamtsystem
• Aufbau eines Berichtswesen

ANFORDERUNGEN & DEINE EXPERTISE 

• Erfahrung: Nachweisbare Berufserfahrung (mindestens 5 Jahre) im Umgang mit virtuellen Projekträumen und Dokumentenmanagement-Tools sowie eine ausgeprägte digitale Affinität.
• Technisches Verständnis: Gutes technisches Grundverständnis zur Unterstützung projektbezogener Prozesse.
• Softwarekenntnisse: Sicherer Umgang mit MS PowerPoint, Word und Excel.
• Sprachkenntnisse: Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse (mindestens B2-Niveau).

UNSER ANGEBOT

• Ein unbefristeter Arbeitsvertrag
• Flexible Arbeitszeiten inkl. sehr guter und ebenso flexibler Homeoffice-Regelung
• Individuelle Angebote zur Weiterbildung und Weiterentwicklung
• Betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss
• Zugriff auf unser personalisierbares Benefit-Paket mit emplu – monatliches, steuerfreies Budget, das du frei bei den jeweiligen Partnern einlösen kannst (z.B. Supermärkte & Drogerien, DeutschlandTicket, Tank-Gutscheine, KiTa-Zuschuss uvm.)
• Zugriff auf unser Corporate-Benefit-Programm mit hohen Rabatten bei einer Vielzahl von namhaften und starken Marken

Bitte beachte, dass alle Angebote – außer Arbeitszeiten und Homeoffice-Option – nur für unsere festangestellten und nicht für freiberufliche Mitarbeiter*innen gelten.

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