Office Manager & Finance Assistance (m/w/d)

WIR BEI KODIAK

… glauben an grüne Energie und daran, dass wir gemeinsam die Energiewende schaffen können. Wir bieten umfassende Projektmanagement- und Beratungsleistungen für Offshore-Windenergieprojekte und unterstützen unsere Kunden dabei, dieses Ziel zu erreichen. Unsere breit aufgestellten Expertenteams unterstützen große Energieversorger und Projektentwickler auf der ganzen Welt auf ihrem Weg zur Transformation.

DEINE AUFGABEN

Wir sind ein dynamisches und wachsendes Unternehmen, das auf der Suche nach einem engagierten Office Manager & Finance Assistant (m/w/d) in Vollzeit (40h) ist, der das Team unterstützt und für einen reibungslosen Büroalltag sorgt. Mindestens 4 Tage die Woche Anwesenheitspflicht im Berliner Office (DI-DO Pflicht, MO oder FR nach Absprache).

Office Management Berlin 

• Sicherstellung und Durchführung der standortsbezogenen Büroprozesse in Abstimmung mit dem zentralen Office Management Hamburg
• Effiziente Organisation des Büroalltags, Einkauf der Verbrauchsgüter, Kommunikation mit relevanten Dienstleistern
• Handling der Ein- und Ausgangspost
• Durchführung der administrativen On- und Offboarding-Aktivitäten am Standort
• Arbeitssicherheitsaktivitäten am Standort und Übernahme von standortbezogenen Arbeitssicherheitsrollen (z. B. Sicherheitsbeauftragte, Ersthelfer, Brandschutzhelfer)
• Unterstützung bei der Organisation von Team- und Bereichsterminen sowie von unternehmensweiten Veranstaltungen am Standort in Zusammenarbeit mit dem Marketing-Team
• Administrative Unterstützung der Geschäftsführung (z. B. Reisebuchungen und Reisekostenabrechnungen)
• Leasing, Versicherungen, Mietverhältnisse, Webportale, Data-Provider, Mobilfunkverträge

FI Assistance 

• Unterstützung bei monatlichen Abrechnungsthemen
• Vorbereitung der monatlichen Leistungs- und Zeiterfassungsbögen
• "Monitoring" der Zeiterfassung der Mitarbeiter, Vorbereitung von Reisekostenabrechnungen
• Unterstützung des zentralen Einkaufs (Hamburg)
• Pflege/Monitoring von "Contract Trackers"
• Unterstützung beim Vertragsmonitoring für nicht-projektbezogene Dienstleistungsverträge, inklusive:
• Management der Softwarelizenzen in Abstimmung mit der IT Abteilung

ANFORDERUNGEN & DEINE EXPERTISE

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Erfahrungen im Bereich der Büroorganisation und Finance
• Organisationstalent mit strukturierter Arbeitsweise
• Teamfähig und kommunikativ
• Sicherer Umgang mit MS Office und anderen gängigen Softwareanwendungen

UNSER ANGEBOT

• Attraktive Vergütung
• Regelmäßige Teamevents & Townhall Meetings in Berlin und Hamburg
• Offene Unternehmenskultur in lockerer Atmosphäre und mit flachen Hierarchien
• Ein dynamisches und motiviertes Team
• Eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit
• Möglichkeiten zur beruflichen Weiterentwicklung
• Ein modernes Arbeitsumfeld im Herzen Berlins

Bei Interesse an dieser spannenden Position freuen wir uns auf eine Bewerbung!