Projektassistenz (m/w/d)

WIR BEI KODIAK

… glauben an grüne Energie und dass wir die Energiewende gemeinsam schaffen können. Dafür bieten wir umfangreiche Projektmanagement- und Beratungsdienstleistungen für Offshore-Windenergie-Projekte und helfen unseren Kunden dieses Ziel zu erreichen. Unsere breit aufgestellten Expertenteams begleiten weltweit große Energieversorgungsunternehmen und Projektentwickler auf dem Weg ihrer Transformation.

DEINE AUFGABEN

Für ein Infrastrukturbauvorhaben, das zu den größten Deutschlands im Zuge der Energiewende zählt, suchen wir für den Standort Berlin eine Projektassistenz (m/w/d).

• Unterstützung bei der internen und externen Kommunikation (Telefon, E-Mail, Brief etc.)
• Erstellung, Pflege und Verwaltung des Projekt-E-Mail-Funktionspostfachs und –Kalenders in MS Outlook
• Vor- und Nachbereitung von internen und externen Besprechungen
• Erstellung von Berichten und Präsentationen für interne und externe Zwecke (Projektmeetings, Konferenzen etc.)
• On- und Offboarding von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern
• Unterstützung des Führungsteams (3-5 Personen) des Programms bei Organisation und Abrechnung von Reisetätigkeiten
• Erarbeitung und Umsetzung von innovativen Konzepten für das Projektmanagement
• Unterstützung bei der Projektplanung
• Organisation von Meetings, Vor- und Nachbereitung von Meetings und Erstellen von Protokollen
• Nachverfolgung von Aufgaben und offenen Punkten und Erinnerung der Verantwortlichen
• SAP-/P2P-Systempflege: z.B.: in Absprache mit dem Programmleiter oder den Projektleitern, Erstellen von Bestellanforderungen (BANFen), Nachverfolgen erbrachter Leistungen und Erfassen im SAP/P2P-System oder Nachverfolgen von Rechnungen
• Organisation von Events mit internen und externen Beteiligten
• Unterstützung des projektbezogenen Dokumentenmanagements

ANFORDERUNGEN & DEINE EXPERTISE

• abgeschlossene Berufsausbildung z.B. als Bürokauffrau/mann (m/w) oder sind bereits als Sekretär (m/w), als (Rechtsanwalts- ) und Notarfachangestellte(r) (m/w), als Assistenz (m/w) tätig
• Berufserfahrung in Assistenzfunktionen, vorzugsweise in der Realisierungsphase von Investitionsprojekten
• sehr gute Kenntnisse in MS PowerPoint, Word und Excel
• SAP-Kenntnisse sind wünschenswert

UNSER ANGEBOT

• Ein unbefristeter Arbeitsvertrag
• Flexible Arbeitszeiten inkl. guter Homeoffice-Regelung (abhängig vom Projekt und Projektstandort) – flexible Lösungen sind immer möglich!
• Individuelle Angebote zur Weiterbildung und Weiterentwicklung
• Betriebliche Altersvorsorge mit Arbeitgeberzuschuss
• Zugriff auf unser personalisierbares Benefit-Paket mit emplu – monatliches, steuerfreies Budget, das du frei bei den jeweiligen Partnern einlösen kannst (z.B. Supermärkte & Drogerien, DeutschlandTicket, Tank-Gutscheine, KiTa-Zuschuss uvm.)
• Zugriff auf unser Corporate-Benefit-Programm mit hohen Rabatten bei einer Vielzahl von namhaften und starken Marken

Bitte beachte, dass alle Angebote – außer Arbeitszeiten und Homeoffice-Option – nur für unsere festangestellten und nicht für freiberufliche Mitarbeiter*innen gelten.

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